مقدمه #
در روابط انسانی، ابراز احساسات از طریق تبریک و تسلیت اهمیت زیادی دارد و نشان‌دهنده محبت و همدلی ما نسبت به دیگران است. در این شیوه‌نامه، تلاش داریم تا راهکارهایی برای ابراز این احساسات ارائه دهیم، به‌طوری که کاملا محترمانه و شایسته تدوین شوند و احساس خوب را به مخاطب منتقل کنند.
تبریک‌ها #
تبریک‌های سازمانی به افراد احساس ارزشمندی و قدردانی را منتقل می‌کند، و به ایجاد یک فرهنگ مثبت و همدلانه کمک می‌کند که می‌تواند روحیه آن‌ها را بالا ببرد و حس تعلق بیشتری به سازمان ایجاد کند.
انواع موقعیت‌هایی که می‌توان از این تبریک‌ها استفاده کرد شامل تولدها، ازدواج، ارتقای شغلی، تولد فرزند، سالگرد کاری و مناسبت‌های تقویمی است. شیوه‌های ابراز تبریک در هر کدام از این مناسبت‌ها متفاوت است که در زیر به بررسی هر یک می‌پردازیم.
تولد: #
تولد یکی از مهم‌ترین مناسبت‌ها در زندگی هر فرد است و نشان دادن این موضوع که به یاد او بودیم، می‌تواند احساسات مثبتی در او ایجاد کند.
شیوه انجام: در مجموعه ما، به مناسبت تولد همکاران، یک کیک کوچک با وزن حدود یک و نیم کیلوگرم و یک سبد گل با هزینه‌ای در حدود 400 تا 700 هزار تومان تهیه می‌شود و طی یک مراسم کوچک به فرد تقدیم می‌شود. همچنین در ابتدای روز کاری، کارشناس منابع انسانی پیام تبریکی را در گروه ارسال می‌کند.
همچنین، برای تولد مدیران ارشد، علاوه بر کیک، شیرینی تر متناسب با تعداد همکاران حاضر در مجموعه نیز جهت پخش در تمام واحدها فراهم می‌شود و مراسم جشن به صورت گسترده‌تری برگزار می‌شود.
ازدواج و تولد فرزند: #
این نوع توجه‌ها به زندگی شخصی افراد، نشان‌دهنده اهمیتی است که سازمان به رفاه و خوشبختی کارکنان خود می‌دهد و موجب تقویت روحیه و انگیزه کاری آن‌ها می‌شود. همچنین، این اقدام به تقویت روابط دوستانه بین همکاران کمک کرده و فضایی مثبت و حمایتی در محیط کاری ایجاد می‌کند.
شیوه انجام: به مناسبت ازدواج یا تولد فرزند همکاران، یک سبد گل به ارزش حدود 400 تا 700 هزار تومان تهیه و به آدرس فرد ارسال می‌شود. در صبح همان روز، پیامی تبریکی از طرف شرکت به ایمیل فرد ارسال می‌شود. همچنین، در صورت تأیید مدیرعامل و مدیر سینرژی، یک روز مرخصی هدیه نیز برای فرد در نظر گرفته می‌شود.
ارتقای شغلی، سالگرد کاری و قدردانی به پاس تلاش: #
این اقدام نشان می‌دهد که سازمان به کارکنان خود اهمیت می‌دهد و دستاوردها و پیشرفت‌های شغلی آن‌ها مورد توجه و تقدیر است. این توجه، حس قدردانی و ارزشمندی را در افراد تقویت کرده و ارتباطات سازمانی را مستحکم‌تر می‌کند.
شیوه انجام: در زمان ارتقای شغلی، یک سبد گل به ارزش تقریبی 400 تا 700 هزار تومان تهیه می‌شود که همراه با حکم ارتقا، در جلسه رسمی به همکار تقدیم می‌شود. همچنین، در ابتدای روز کاری بعد، کارشناس منابع انسانی پیام تبریکی را به منظور اعلام سمت جدید فرد برای اطلاع تمامی کارکنان در گروه ارسال می‌کند.
در خصوص سالگرد کاری نیز، در صورت تأیید مدیرعامل و مدیر سینرژی، یک روز مرخصی به عنوان هدیه در نظر گرفته می‌شود. علاوه بر این، پیام تبریکی مبنی بر تکمیل یک سال همکاری فرد جهت اطلاع و ایجاد امکان تبریک از سوی سایر کارکنان، در گروه منتشر می‌شود. این اقدامات به تقویت روحیه همدلی و پیوندهای مثبت میان کارکنان کمک می‌کند.
در مواردی که تلاش‌های فرد فراتر از انتظارات بوده اما در سطح ارتقای شغلی نیست، سازمان به‌منظور قدردانی و ایجاد حس دیده شدن، هدیه‌ای متناسب اهدا می‌کند. این هدایا در پنج سطح تعریف شده‌اند: سطح 1 تا سقف 10 میلیون تومان، سطح 2 تا سقف 5 میلیون تومان، سطح 3 تا سقف 2.5 میلیون تومان، سطح 4 تا سقف 1.2 میلیون تومان و سطح 5 تا سقف 0.5 میلیون تومان. سرپرست یا مدیردپارتمان طی نامه‌ای عملکرد شایسته فرد را به مدیر سینرژی گزارش می‌دهد و پس از بررسی مدیر سینرژی و با تایید مدیرعامل، سطح تقدیر را با توجه به میزان تأثیرگذاری و جایگاه فرد مشخص می‌شود. این هدیه می‌تواند وجه نقد یا یک اقلام فیزیکی باشد، متناسب با بودجه تعیین‌شده تهیه و به فرد تقدیم می‌شود.
مناسب‌های تقویمی (عید نوروز، یلدا و…) و سالگرد تاسیس وب‌سیما: #
این اقدام، نشان‌دهنده توجه سازمان به ارزش‌های فرهنگی و اجتماعی افراد و تأکید بر اهمیت پیوندهای انسانی در محیط کار است. علاوه بر این، چنین رفتارهایی موجب تقویت روابط همکاران، ایجاد تعاملات مثبت و افزایش رضایت شغلی می‌شود، که در نهایت به بهبود بهره‌وری و ایجاد یک فرهنگ سازمانی گرم و صمیمی کمک می‌کند.
شیوه انجام: با نظر مدیرعامل و مدیر سینرژی، در عید نوروز و سایر مناسبت‌های تقویمی، یادبودی متناسب با شرایط مجموعه تهیه می‌شود یا امتیازی ویژه به کارکنان اهدا می‌گردد.
تسلیت #
استفاده از تسلیت‌های سازمانی نیز به عنوان یک عمل انسانی و حرفه‌ای اهمیت زیادی دارد و نشانه‌ای از همدلی و همبستگی سازمان با کارکنان است. این ابراز احساسات نه تنها به کارکنان در زمان‌های دشوار کمک می‌کند تا احساس کنند که سازمان در کنار آن‌هاست، بلکه باعث تقویت روحیه و اعتماد به نفس آن‌ها نیز می‌شود. و می‌تواند به افزایش وفاداری کارکنان به سازمان و کاهش احساس تنهایی و انزوای آن‌ها در زمان‌های سخت منجر شود.
فوت عزیزان: #
این اقدام باعث می‌شود فرد احساس کند سازمان به بُعد انسانی او توجه دارد. چنین حمایتی، حس تعلق و اعتماد به سازمان را تقویت کرده و روابط انسانی در محیط کار را بهبود می‌بخشد.
شیوه انجام: بلافاصله پس از مطلع شدن سازمان از سوگ کارکنان پیامی به ایمیل فرد ارسال می‌شود و سپس در روز اول بنر تسلیت متناسب با سوگ پیش آمده در گروه قرار داده می‌شود. پس از اولین روز حضور فرد در مجموعه یک سبد گل سفید با روبان مشکی به ارزش تقریبی 400 تا 700 هزار تومن تهیه شده و جهت ابراز همدردی به فرد تقدیم می‌شود.
احوال پرسی‌ها #
احوال‌پرسی در شرایط بیماری یا انجام عمل جراحی افراد نشان‌دهنده همدلی و توجه سازمان به سلامت و رفاه کارکنان است. همچنین، در شرایط فشار کاری این اقدام می‌تواند به کارکنان احساس آرامش و حمایت دهد و به کاهش استرس و بهبود سلامت روانی آن‌ها کمک کند.
شیوه انجام:
1. بیماری: در خصوص بیماری هر یک از افراد، پیامی مبتنی بر پرس‌وجوی بهبود فرد توسط کارشناس منابع انسانی به ایمیل شخص ارسال می‌گردد. این امر به او احساس ارزشمندی و تعلق به سازمان می‌دهد و می‌تواند انگیزه‌ای برای بهبود باشد. همچنین به‌عنوان یک فرصت برای اطلاع‌رسانی درباره وضعیت سلامتی فرد نیز عمل می‌کند. این اطلاعات می‌تواند به مدیریت و سایر همکاران کمک کند تا بهترین تصمیمات را در مورد حمایت از فرد و برنامه‌ریزی در کارها اتخاذ کنند.
2. عمل‌های جراحی: در مواقع انجام عمل جراحی یکی از کارکنان، یک باکس شامل 2 عدد آبمیوه به همراه یک کارت یادداشت جهت آرزوی بهبودی سریع‌تر تهیه و به آدرس فرد ارسال می‌شود.
3. فشار کاری: در مواقع وجود فشار کاری، با توجه به نظر مدیر سینرژی، می‌توان پیامی در محیط میزیتو به فرد جهت تشویق و تقدیر از تلاش‌ها و زحمات او ارسال کرد و یا هدیه‌ای مانند یک قهوه از کافه وب‌سیما به همراه یک یادداشت امیدبخش برای فرد ارسال کرد. و یا طی فیدبکی حضوری از زحمات او تقدیر کرد.
فرایند Offboarding #
هدیه دادن به کارکنان در حین فرآیند offboarding نشان‌دهنده احترام به زحمات آن‌ها و ایجاد یادگاری مثبت از تجربه‌شان در سازمان است. این اقدام به تقویت روابط آینده و حفظ شبکه‌های حرفه‌ای کمک کرده و همچنین فرآیند جدایی را نرم‌تر و مثبت‌تر می‌کند.
شیوه انجام: در فرآیند offboarding، با توجه به جایگاه افراد، روش‌های مختلفی را دنبال می‌کنیم:
برای افرادی که مدت فعالیتشان در مجموعه کمتر از 6 ماه بوده است، صرفاً به ابراز احساس کلامی بسنده می‌کنیم. در مورد افرادی که بین 6 ماه تا یک سال همکاری داشته‌اند، بسته به تأثیرگذاری فرد در روند کارها و موقعیت ایشان، می‌توانیم علاوه بر ابراز کلامی، اقدام به ارسال پیامی دلگرم‌کننده یا تهیه سبد گلی به ارزش تقریبی 400 تا 700 هزار تومان کنیم.
برای همکارانی که بیش از یک سال با آن‌ها همکاری داشته‌ایم، یک سبد گل به ارزش تقریبی 500 تا 800 هزار تومان تهیه می‌شود و در روز اتمام کار به ایشان تقدیم می‌گردد.
در مورد مدیران و سرپرستان نیز، در روز خداحافظی، هدیه‌ای به ارزش 1 تا 1.5 میلیون تومان با توجه به سلایق فرد تهیه می‌شود و طی مراسمی کوتاه، همراه با سخنرانی مدیرعامل، مدیر سینرژی و همکارانی که آن مدیر بر آن‌ها نظارت داشته، به فرد اهدا می‌گردد.
