مقدمه #
جلسه فیدبک فرصتی ارزشمند برای ارزیابی عملکرد، تبادل نظر و ایجاد بهبود در همکاری‌ها و تعاملات تیمی است. این جلسات امکان شناسایی نقاط قوت و همچنین چالش‌های موجود را فراهم می‌کنند تا بتوانیم به‌طور مشترک و سازنده راهکارهایی را برای ارتقای عملکرد و افزایش بهره‌وری ارائه دهیم. در این راستا، جلسات فیدبک به منظور بازنگری و بهبود مستمر در وب‌سیما برگزار می‌شود.
چه زمانی جلسه برگزار می‌شود؟ #
جلسه فیدبک می‌تواند به دو منظور برگزار شود:
- بهبود عملکرد و رفتارهای تیمی: زمانی که چالش‌ها یا نواقصی در عملکرد یا تعاملات تیمی و موارد رفتاری مشاهده شود، جلسه‌ای برای شناسایی و رفع آن برگزار می‌گردد.
- تشویق و به رسمیت شناختن عملکرد مثبت: در مواقعی که فردی عملکردی چشم‌گیر یا تعاملی مثبت با تیم داشته باشد، جلسه فیدبک برای تقدیر و بازخورد مثبت برگزار می‌شود.
شیوه برگزاری جلسه #
در صورت بروز هر یک از شرایط فوق، سرپرست فرد یا مدیر دپارتمان نامه‌ای با عنوان «درخواست جلسه فیدبک» در بستر میزیتو به مدیر مربوطه و مدیر سینرژی ارسال می‌کند. این نامه شامل جزئیات لازم در مورد موضوع رفتاری یا عملکردی فرد است.
پس از بررسی نامه توسط مدیر سینرژی و تصمیم‌گیری در مورد نحوه ارائه فیدبک (حضوری، کتبی یا آنلاین و…)، نامه اعلام جلسه توسط مدیر سینرژی مستقیما به فرد ارسال شده و زمان و نحوه برگزاری جلسه اعلام می‌شود.
سپس جلسه در تاریخ و ساعت مشخص‌شده برگزار خواهد شد.
لازم به ذکر است که مدیریت منابع انسانی می‌تواند به صلاح‌دید خود و بدون دریافت نامه‌ای از مدیر یا سرپرست فرد اقدام به ارسال فیدبک کند.
دستورالعمل برگزاری جلسه #
نکات مهم در طول برگزاری جلسه:
- حفظ احترام و اصول صحیح برخورد: لازم است که تمامی طرفین در طول جلسه با احترام و توجه به اصول اخلاقی و حرفه‌ای برخورد کنند.
- ذهن باز در برابر فیدبک: جهت افزایش اثربخشی جلسه، توصیه می‌شود که فرد با ذهنی باز به فیدبک‌ها توجه کند و از حالت تدافعی بپرهیزد.
نتیجه جلسه #
پس از اتمام جلسه:
- در صورت فیدبک منفی: یک دوره زمانی مشخص به عنوان فرصت ریکاوری و احیا در نظر گرفته می‌شود تا فرد بتواند بهبودهای لازم را در عملکرد خود ایجاد کند. در صورت تکرار مشکلات، به تصمیم به خداحافظی با فرد منجر خواهد شد.
- در صورت فیدبک مثبت: به فرد تأکید می‌شود که دستاوردهای مثبت او دیده شده مورد تقدیر قرار گرفته است. همچنین پیشنهادهای لازم برای ادامه و تقویت این روند مثبت ارائه می‌شود. یا به فراخور موضوع مطابق با شیوه بیان شده در داکیومنت تقدیر و تشکر طبق قسمت «قدردانی به پاس تلاش» هدیه‌ای در نظر گرفته می‌شود.
بخاطر داشته باشید که این جلسه به معنای نقد کلی شما نیست؛ تمام تلاش‌ها و زحمات شما دیده شده است و این جلسه صرفاً با هدف ایجاد تعاملات بهتر و رفع چالش‌های موجود برگزار می‌شود.
